Au travail, les réunions sont indispensables. Qui ne se réunit pas au moins une fois par semaine ou même une fois par jour ? Bien qu’elles puissent souvent prendre du temps et être contre-productives, les réunions restent un outil indispensable de communication et de collaboration qui nous permet d’informer, d’échanger et de prendre des décisions en même temps.
Toutefois, pour être efficace, une réunion doit être courte, bien préparée et organisée avec un ordre du jour précis. Le rôle de l’organisateur est d’encourager tous les participants à prendre la parole et de s’assurer qu’ils ne dépassent pas le temps imparti. Enfin, dès la fin de la réunion, un rapport détaillé devrait être établi et envoyé à toutes les parties intéressées.
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Le rapport de la réunion est un document très important. Découvrez pourquoi il est essentiel et comment le rédiger correctement.
Plan de l'article
Quel est l’intérêt du rapport d’un réunion ?
Vous venez de terminer une réunion efficace au cours de laquelle les problèmes ont été résolus et tout le monde a présenté une liste de tâches à accomplir pour faire avancer le projet. C’est parfait.
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Maintenant, commencez à rédiger un rapport de la réunion, un document indispensable qui vous permettra de noter tout ce qui a été dit oralement.
Voici les différents objectifs d’un rapport de réunion :
- résumer avec précision les échanges ;
- formaliser les décisions prises et les responsabilités de chaque personne ;
- fixer des objectifs spécifiques ;
- suivre les discussions ;
- informer les participants et les absents ;
- préparer les prochaines réunions sur le même sujet.
Le rapport de la réunion est fourni à titre informatif uniquement. Vous devez suivre avec précision le déroulement de la réunion et les différentes décisions qui ont été prises sans ajout ni omission. J’ai attention, il ne s’agit pas d’une transcription des dialogues, mais d’une synthèse des idées et des décisions prises. Il sera conservé dans les archives.
Il doit être objectif et impersonnel, écrire sur un ton neutre et ne contenir aucun commentaire ou commentaire. Enfin, il doit être clair, précis, concis et structuré, et l’essentiel doit être visible d’un coup d’œil.
Les différentes étapes pour rédiger un rapport de réunion
Vous souhaitez rédiger un bon compte rendu de la réunion ? Suivez ces 7 étapes.
1. Prenez des notes lors de la réunion
Évidemment, pour écrire une histoire précise et fidèle, il est essentiel de prendre des notes lors de la réunion. Pour simplifier votre tâche et vous assurer de ne rien manquer, vous pouvez enregistrer la réunion avec votre téléphone (il existe des applications pour cela) ou avec un dictaphone.
Cela ne vous dispense pas de prendre des notes en même temps. Pour plus de rapidité, prenez vos notes directement sur votre ordinateur.
2. Le plus tôt sera le mieux
Idéalement, il devrait rédige le procès-verbal immédiatement après la fin de la réunion, tout en gardant à l’esprit tout ce qui a été dit. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à demander de l’aide à l’un des participants.
3. Création d’un modèle standard
Pour plus d’efficacité, vous pouvez également créer un cadre de questionnement que vous utiliserez à chaque réunion. Cela facilitera la prise de notes, gagnera du temps par écrit et les participants seront habitués au format du rapport, surtout s’il s’agit d’une réunion régulière.
Pré-remplissez votre cadre à l’avance avec les informations que vous connaissez déjà, telles que la date et le lieu de la réunion, l’ordre du jour, les participants, etc. Pendant la réunion, saisissez vos notes directement dans votre pitch.
4. Mentions obligatoires
Les informations essentielles doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion, telles que :
- le nom de la société ;
- la date et le lieu de la réunion ;
- la liste des participants et leurs rôles respectifs, ainsi que les absences et les excuses ;
- l’agenda
- les différents sujets abordés ;
- les décisions prises, les responsabilités de chacun et les informations clés discutées au cours de la réunion (telles que les tâches en cours et celles achevées) ;
- l’identité du ou des éditeurs ;
- la date de la prochaine réunion.
5. Structurez votre rapport
Un bon compte doit être facile à lire. Les lecteurs doivent trouver facilement les informations dont ils ont besoin.
Idéalement, il devrait être divisé en trois parties :
- une introduction : indiquez le but et les grandes lignes de la réunion ;
- développement : aborder les différents points de l’ordre du jour un par un. N’hésitez pas à utiliser des sections, des paragraphes, des puces, etc.
- une conclusion : préciser les décisions qui ont été prises, les nouvelles actions à mener, leurs gestionnaires et leur date limite, ainsi que la date du prochaine réunion.
6. Lis toi-même
Vous avez terminé votre rapport ? Ne négligez pas la phase de révision, qui est essentielle pour ne rien oublier et vous assurer que votre rapport est cohérent. N’hésitez pas à relire votre document à un ou plusieurs participants avant de le soumettre pour éviter tout malentendu ou omission.
Assurez-vous également qu’il est écrit en français correct, sans fautes d’orthographe.
7. Envoyez le rapport rapidement
Il est préférable de distribuer votre rapport à toutes les personnes intéressées le plus tôt possible, soit 2 ou 3 jours au plus après la réunion. Il est évident que les participants doivent le recevoir avant la prochaine réunion.
Envoyez-le à tous les invités à la réunion, y compris les absents et ceux qui ont demandé pardon, afin qu’ils soient informés de ce qu’ils ont manqué et des tâches qui leur ont été assignées.
Enfin, le rapport doit être disponible et consultable à tout moment. Pour ce faire, partagez-le sur votre plateforme collaborative. Dans votre logiciel de gestion de projet (Wimi si tout va bien ;), tous vos documents et procès-verbaux de réunion sont centralisés et accessibles à toutes les parties prenantes.
Vous avez maintenant toutes les clés pour rédiger des procès-verbaux de réunion fidèles. C’est à vous de voir !
