Gérer les départs en congés n’est pas une activité simple. La meilleure façon de procéder est de s’assurer que l’on peut toujours avoir à portée de main : d’une part, la liste des personnes en congés à l’instant donné. D'autre part, la liste de toutes les personnes ayant encore la possibilité de prendre des congés pendant l’année en cours.
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Avoir une vue globale pour plus d'efficacité
La direction générale doit avoir une vue d’ensemble avant de pouvoir accorder des congés. En effet, il faut veiller à ne pas paralyser un service en accordant simultanément des congés aux travailleurs qui le composent. L’équipe dirigeante doit également s’assurer que certains services servant de liaison ne soient pas vidés. Sans oublier qu’il faut pouvoir effectuer un décompte afin de savoir qui a déjà pris combien de jours. Toutes ces actions sont très complexes à mettre en oeuvre sur le papier. En revanche, grâce à un logiciel, c’est plus simple.
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Préservation de l'environnement
Utiliser VPTimeCheck pour la gestion des congés permet de centraliser l’ensemble du processus. Ainsi, d’une part, il ne sera plus nécessaire de multiplier les impressions et gaspiller du papier, de l’encre et de l’électricité. En effet, d’une part, chaque employé pourra introduire une demande directement de façon dématérialisée sur la plateforme. D'autre part, la direction pourra répondre via le même canal. Mieux, l’employé pourra suivre les différentes étapes de sa demande et voir par exemple si elle se trouve au service des ressources humaines ou à la direction générale. Plus besoin de se déplacer pour aller poser la question à propos de la progression du traitement de la demande. Bref, c’est du temps gagné !
Faciliter l’archivage
Utiliser un logiciel de gestion des congés permet d’un seul coup d’œil de voir par exemple quels sont les employés qui n’ont jamais pris de congés. Il est aussi possible de voir quels sont ceux qui ne les ont pris que partiellement. Il est possible simplement avec une commande d’avoir l’intégralité des jours de congés sollicités par un employé pendant les 10 dernières années au sein de l’entreprise.
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