Dans la vie d’une entreprise, le problème des factures impayées est particulièrement récurrent. Aucune n’y échappe. Elles peuvent être dues à un simple oubli de la part d’un client ou bien à une escroquerie. Obtenir le paiement nécessite de respecter plusieurs étapes, de la plus diplomatique à la plus contraignante. Voici comment vous devez procéder.
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La lettre de relance
La plupart du temps, le prestataire connaît son client et le relance d’abord verbalement. Il faut savoir que la majeure partie des factures impayées sont due à un oubli, ou a un problème temporaire de trésorerie. Rédiger une simple lettre de relance suffit à débloquer la situation dans la plupart des cas. La lettre doit être datée, signée, et si possible être accompagnée d’une copie de la facture qui a été envoyée. Elle doit être écrite sur un ton très diplomatique, non impératif et sans invective. Utilisez la mention « sauf erreur de notre part ».
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La mise en demeure
Si la lettre de relance ou éventuellement son deuxième rappel n’a pas été suivi d’effet, il est important de rédiger une lettre de mise en demeure de paiement à envoyer en recommandé avec accusé de réception. Sur un ton plus impératif, elle avertit le client que s’il n’a pas réglé sa facture dans un certain délai, vous serez en droit de porter l’affaire devant un tribunal compétent. Elle doit respecter certaines règles de formes. Aussi, de nombreuses entreprises préfèrent confier la gestion des factures impayées à des cabinets spécialisés dans le recouvrement de créances pour être sûrs de ne rater aucune étape.
L’assignation au tribunal
À ce stade, le non-paiement de la facture relève soit d’une volonté délibérée du client d’escroquer le prestataire, soit d’une incapacité de régler financièrement ses obligations, soit d’un désaccord sur la bonne exécution du contrat. Il est nécessaire de saisir le tribunal compétent du lieu que vous aurez éventuellement cité dans vos conditions générales de vente ou de celui du défendeur.
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