Ils sont reconnus pour ne pas compter leurs heures et rentrent souvent exténués de leurs chantiers. Néanmoins, les artisans du bâtiment doivent comme tous les professionnels se conformer aux obligations comptables une fois leurs interventions de la journée terminées. Voici deux solutions pour établir des devis et des factures dans des conditions bien différentes.
Plan de l'article
Rappel sur la facture
La facture désigne un document qui traduit une prestation de services ou une vente de biens. Dans le domaine du bâtiment, vous pouvez être amené à établir une facture pour chacune de vos prestations : règlement d’une rénovation de charpente, aménagement d’une douche, rénovation d’une cuisine, aménagement de combles, travaux de terrassement, etc.
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Facture d’acompte, d’avoir, de situation, facture proforma ou encore d’achat, vous pouvez être amené à éditer de nombreux types de documents qui ont chacun leurs propres spécificités. Mais comment créer une facture dans les normes ? Vaut-il mieux utiliser un tableur ou un logiciel de facturation ?
Les atouts d’un logiciel de facturation dédié au BTP
Un gain de temps pour l’édition de factures normées
Il s’agit de recourir à un outil numérique totalement pensé pour la création de factures, et pouvant être appréhendé par tous les professionnels, artisans, TPE, PME, y compris ceux qui ne sont pas à l’aise avec le domaine de l’informatique.
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Les acteurs du BTP sont des hommes et des femmes qui ont la charge d’exécuter des prestations sur un chantier. Qu’ils soient à leur compte ou employés d’une PME, ils ont pour préoccupation de donner entière satisfaction à leur client. Perdre du temps à éditer chaque facture à la main, à revenir sur des calculs de taxes, à modifier une adresse ou à ajouter des lignes n’est clairement pas rentable pour leur activité.
En tirant profit d’un logiciel de facturation ergonomique conçu pour répondre à leurs besoins, les artisans gagnent du temps qu’ils peuvent réinvestir dans leurs prestations, ou pour chercher de nouveaux contrats. Par exemple, un logiciel de facturation dédié au BTP met à disposition des milliers d’ouvrages déjà renseignés : il suffit de sélectionner les prestations dans une liste au lieu de tout réécrire à chaque fois. Les utilisateurs ont aussi l’opportunité de personnaliser ces ouvrages et de gérer facilement d’autres postes de dépenses tels que la main-d’oeuvre et les matériaux.
La compatibilité avec les différents appareils
Certains logiciels ne conviennent pas à tous les professionnels, qui possèdent des devices et des systèmes d’exploitation variés. Par exemple le logiciel de devis et facture par Tolteck est un software en ligne, ce qui lui donne l’avantage d’être compatible avec tous les appareils connectés que l’on utilise au quotidien (ordinateur de bureau, PC portable, smartphone et tablette), fonctionnant sous iOS, sous Mac OS ou sous Windows. Ses concepteurs sont aussi conscients du fait que les artisans du bâtiment ne disposent pas en permanence d’une connexion à internet lorsqu’ils sont sur un chantier : ainsi, l’outil qu’ils ont développé peut aussi être utilisé hors ligne.
Limiter les erreurs humaines
En plus des fonctionnalités de base, avec un logiciel de facturation, il y a entre autres la possibilité d’exporter les données de facturation à destination du comptable de l’entreprise ou d’un logiciel de comptabilité, au format Excel par exemple, et celle d’éditer ou d’envoyer tous les documents directement par mail depuis l’interface sans avoir à copier-coller ou à ajouter de pièce jointe à un mail. Le système de mise à jour automatique du logiciel permet aussi à ses utilisateurs de se servir d’un outil sécurisé, régulièrement doté de nouvelles fonctionnalités.
Un bon logiciel de devis et facture favorise le suivi simplifié des documents et des clients, argument non négligeable pour les plus débordés ou qui n’aiment pas courir après les relances clients. Si vous comptez parmi ceux qui craignent de commettre des erreurs de numérotation, d’oublier des informations essentielles sur vos devis ou des taxes sur les factures, s’occuper de la facturation sera bien plus aisé. Ce genre de logiciel s’avère salvateur pour les personnes qui apprécient que leur comptabilité soit claire, très organisée et centralisée, ce qui améliore d’autant plus la relation avec les clients en évitant les malentendus. Le suivi des encours clients et l’archivage sera également bien plus facile.
Une image de professionnel du bâtiment
L’image que vous renvoyez à vos clients est cruciale quand on est artisan du bâtiment. En utilisant un véritable logiciel de facturation, vous avez la garantie de donner une image de professionnalisme en adressant à vos fournisseurs, partenaires et clients des documents fiables, normés et clairs. C’est d’autant plus important dans une optique de développement de votre business, en plus du côté pratique. Entre un devis rédigé à la main sous tableur ou Word et un autre devis d’un montant similaire issu d’un logiciel professionnel, le prospect se dirigera toujours vers celui qui lui donne le plus confiance, le plus organisé et le plus lisible.
Créer une facture sur un tableur Excel 2010
Parmi les néo-entrepreneurs qui ont la charge d’éditer leurs premiers devis/factures, un certain nombre recourent aux polyvalents tableurs. Le plus connu parmi eux est sans doute Excel, qui a l’avantage d’être facile à prendre en main.
Éditer une facture à partir d’un modèle de facture existant
En général, la première facture provient de l’utilisation d’un modèle téléchargé sur la toile. Dans Excel 2010, choisissez l’onglet Fichier et cliquez sur Nouveau dans les options disponibles à gauche. Il vous faut ensuite opter pour le modèle adéquat. Dans Excel 2010, vous devez sélectionner l’option Factures, mentionnée dans la section Modèles Office.com sous Modèle Office disponibles. Double-cliquez sur le dossier du type de modèles souhaité et optez pour l’un des modèles de factures affichées. Enfin, la troisième et dernière étape consiste à cliquer sur le bouton Télécharger à droite de l’écran. Il faudra ensuite personnaliser le document et remplir tous les champs, ainsi que toutes les formules de calcul.
Éditer une facture à partir d’une feuille de calcul vide
Déterminez la taille de facture qui vous convient. Cliquez sur l’onglet Mise en page, sélectionnez Taille et choisissez un format, ajoutez le titre de la facture (évitez les fantaisies ou les « copie de.. », car le client verra ce titre). Doivent apparaître le nom de votre entreprise, du client (sans fautes) ainsi que les mentions légales comme le numéro SIRET, le terme “Factures” ou la description du type de facture, sa date ainsi que son numéro. Attention, ces informations devront être mises à jour à chaque nouvelle facture (n’envoyez pas de document avec une date erronée).
Vérifiez les erreurs en incrémentant les numéros de factures, et pensez à bien lier un devis à une facture précise le cas échéant. Ajoutez les adresses de l’expéditeur et du destinataire, vos informations devant figurer au-dessus de celles du client facturé.
Décrire chaque prestation
La quatrième étape correspond à la présentation des informations de facture, c’est l’expression du contenu de la prestation. Par exemple, vous pouvez affecter une colonne à une description succincte du produit ou service, une colonne à sa quantité et deux autres dédiées respectivement aux tarifs unitaires et tarif total.
Renseignez chaque prix ainsi que la colonne calculée des charges individuelles, et générez les calculs avec le tableur au moyen de la fonction SOMME (ainsi que le calcul de la TVA). N’omettez pas d’inscrire les conditions de paiement sur cette même facture (délais, pénalités de retard, articles de loi, etc.), vous pourrez les placer au-dessus ou au-dessous des informations de facturation.
