Depuis quelques années maintenant, la technologie bouleverse notre quotidien. Parmi les évolutions majeures liées à l’usage d’internet, il est possible désormais de signer en ligne des documents. Cette petite révolution s’étend désormais à tous les domaines de notre quotidien, que l’on soit professionnel ou particulier. Cette technique possède de multiples avantages pour tout le monde : c’est à la fois un gain de temps, de papier, cela rend les échanges plus fluides, etc. Faisons ensemble le tour des usages de la signature électronique et de ses avantages !
Plan de l'article
Une solution pour gagner du temps
De nombreux domaines de la vie courante sont désormais concernés par la signature en ligne. Vous y avez sans doute déjà été confronté. De nombreuses compagnies d’assurance y ont recours par exemple. Quand vous leur téléphonez pour le demander de modifier une clause d’un contrat, ou pour signaler un déménagement par exemple, la procédure est désormais simplifiée. Il y a encore quelques temps, l’agent d’assurance prenait acte de votre demande, vous envoyait votre contrat ou avenant par courrier (ou par email si vous aviez de la chance). Il fallait alors imprimer, signer, parapher, puis renvoyer par La Poste tous ces documents. Et vous noterez que cela se produisait dans d’autres secteurs que les assurances : les banques, la téléphonie mobile, les fournisseurs d’énergie, etc.
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Au mieux cela vous évitait de vous déplacer, ce qui était parfois bien utile. Mais finalement, le gain de temps n’était pas si important que cela. Nous sommes nombreux à avoir eu recours à ces solutions, et combien de contrats oubliés dans une enveloppe, en attente d’être timbrés, n’ont finalement été envoyés que des semaines plus tard ?
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A l’ère du tout digital, il fallait absolument palier à cette problématique. Une action commencée sur le web devait pouvoir être réalisée entièrement sur internet. C’est ainsi que plusieurs startup se sont lancée sur ce marché, proposant des solutions pour signer en ligne.
Différentes méthodes pour signer en ligne
La signature depuis un ordinateur est simple et rapide. Il existe plusieurs variations techniques (selon la solution utilisée) mais dans tous les cas il est indispensable d’utiliser une méthode permettant de prouver l’identité du signataire.
Depuis un ordinateur, il s’agit de s’identifier en utilisant des comptes “officiels” reconnus comme fiables (liés à votre identité numérique par exemple). Un clics sur le bouton “signer” équivaut alors à une signature manuelle.
En cas de souscription par téléphone à un service, la méthodologie de signature en ligne varie quelque peu. Dans ce cas, on peut être amené à prouver son identité via un code reçu par SMS par exemple.
Cela peut paraître simple et très basique, néanmoins les organismes de signature électronique sont tenus au respects de réglementation très strictes. Qu’il s’agisse de contrats, de devis ou encore de mandat, la solution utilisée doit être certifiée, pour garantir la valeur légale des documents. Signer en ligne est une action régie par le Code Civil !
Du point de vue du professionnel
En tant que professionnel, le fait de permettre à vos clients ou prospects de signer en ligne possède un grand nombre d’avantage. Cela vous permettra tout d’abord de gagner du temps et de simplifier les échanges. En cas de prospection commerciale, la signature électronique simplifie l’acte de signature et permet d’augmenter le nombre de ventes réalisées.
Vous pourrez définir différents process de signature selon l’ordre de l’intervention. Cela dépend bien entendu de la solution sélectionnée, car toutes ne se valent pas. En terme de sécurité, pour trouver le bon prestataire, vous pourrez vous reporter à la liste des prestataires de confiance de la Commission Européenne. Pour ce qui est du choix des fonctionnalités et des tarifs appliqués, rien ne vaut une démonstration ou un essai.
Les avantages annexes de la signature électronique
La signature électronique possède de nombreux avantages. Parmi ceux-ci on notera que signer en ligne évite d’imprimer les documents. L’avantage écologique est extrêmement important ! Quand on sait que rien qu’en France, 279kg de papier sont consommés chaque seconde, cela donne à réfléchir. Si chacun se tournait au maximum vers des solutions de signature électronique, cela éviterait d’avoir à imprimer des tas de documents, de plusieurs pages et en plusieurs exemplaires, et ce plusieurs fois par jour…
Les documents signés électroniquement sont non seulement certifiés et valables en justice, mais il sont aussi stockés de façon sécurités. L’intégrité du document et identité du signataire sont garantis, et selon la solution à laquelle vous avez recours, vous aurez aussi différentes possibilité en terme de stockage des documents.
Dans le cadre particulier, soyez serein face à l’utilisation de ce type de solution. Les entreprises qui souscrivent à ce type d’offre sont très rigoureuses et veillent à ce que leurs prestataires soient certifiés. Et si vous lisez cet article avec la casquette du professionnel, vous comprendrez que la signature électronique possède de bien nombreux avantages. Si votre business s’y prête, ne perdez plus de temps pour tester cette solution ! Et il en existe peu où il n’y ai pas de nécessité de signer des documents à un moment ou un autre !
