Lorsqu’une entreprise déménage, les démarches à engager sont relativement similaires à celles d’un déménagement de particulier.
Entre la recherche de locaux, les différentes tâches à accomplir et les opérations administratives, le processus est à peu près pareil.
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Mais il existe quand même une différence. Outre les démarches classiques qui interviennent au niveau du planning, (voici un article intéressant sur les retro-planning pour un déménagement d’entreprise) ; il faut aussi prendre en compte que le changement de locaux va impacter vos salariés, partenaires et clients, et donc votre activité, c’est ce qui fait la spécificité d’un tel projet.
Plan de l'article
Anticiper et préparer le déménagement
On sait que déménager n’est pas un travail de tout repos ni pour un particulier ni pour une entreprise. Mais dans le cas d’un transfert d’entreprise, l’opération requiert un déplacement d’objets et matériels plus important aussi bien en termes de quantité que de volume.
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Qui plus est, leur déplacement doit faire l’objet d’une manipulation agile et prudente. L’idéal est donc de préparer ces opérations plusieurs mois à l’avance pour éviter les ennuis le jour J. Et c’est valable pour tout le reste.
Il est également indispensable que les collaborateurs et les clients soient bien informés du changement d’adresse. Puisque cela va avoir des impacts sur plusieurs éléments essentiels comme les numéros de téléphone, il est indispensable d’anticiper le changement pour que ça n’occasionne pas de dérangement plus tard.
Il peut également être conseillé de dresser une liste des tâches à effectuer et responsabiliser chaque personne autour de l’évènement. Cela rend les choses les plus simples et donne un aperçu global de tout ce qui doit être entrepris avant le grand jour.
Les démarches à effectuer auprès des collaborateurs et des clients
Un déménagement est synonyme de changement pour les collaborateurs. S’ils n’ont pas eu le temps de se préparer à cette éventualité, cela pourrait ultérieurement constituer un élément perturbant et occasionner un stress au travail. La solution est donc de les tenir informés pour qu’ils puissent établir par eux-mêmes leurs nouveaux repères et accueillir le changement sans difficulté. Il faut faire appel à une entreprise de déménageurs de mutation professionnelle pour vos employés.
La communication en interne ne doit pas ainsi être négligée. Et quitte à informer ses collaborateurs, mieux vaut le faire très tôt. Même chose pour les fournisseurs et clients. Le message doit être transmis 30 jours à l’avance afin que chaque entité puisse prendre de son côté les dispositions nécessaires.
Comment faire en sorte que le déménagement se passe dans de bonnes conditions
Un déménagement réussi est sans doute un déménagement bien préparé. À ce titre, il faut mettre en place toute l’organisation nécessaire à la réalisation de l’opération, et cela, bien avant le jour J.
Il faut donc que tous les préparatifs aient été bien réalisés : avertissement des collaborateurs, fournisseurs et clients, avertissement de l’administration (CAF, perception d’impôt, sécurité sociale, Urssaf, etc.), mise à jour des contrats d’abonnement, formalités de changement d’adresse et d’immatriculation auprès de la préfecture. On n’oublie pas bien sûr l’organisation au niveau de la logistique. Si besoin est, on peut contacter l’entreprise de prestation pour discuter de tout ce qui doit se faire, voire même entamer les premières interventions ?
Pendant le déménagement, aucun service de télécommunication ne doit être interrompu. Les services habituels doivent être continûment mis à la disposition des utilisateurs (renvois d’envois d’appels temporaires en cas d’indisponibilité des lignes standards, téléphones mobiles, données dans le cloud, etc.).
Les choses à faire une fois le déménagement terminé
Une fois installés dans les nouveaux locaux, les responsables de l’entreprise doivent s’assurer que tout est bien mis en place et fonctionne comme il faut (branchements électriques, serveurs informatiques, lignes téléphoniques et internet).
Par ailleurs, il faut prévenir les clients et les fournisseurs du changement d’adresse. Et à ce niveau, toutes les procédures doivent être déjà réalisées.
Toutes ces démarches sont importantes pour réaliser un déménagement sans failles. Mais il n’est pas toujours évident de maîtriser les bonnes pratiques. Ainsi, pour aider l’entreprise à déménager dans les meilleures conditions possibles, il n’y pas plus sûr que solliciter les services d’un professionnel en déménagement.
De préférence, confiez le déroulement de votre projet à un partenaire de confiance qui, fort de ses nombreuses années d’expérience, saura proposer les conseils et l’accompagnement le plus personnalisé en fonction des besoins et attentes.
