A l'heure où la multiplication des factures, recommandés, fax et autres documents en tout genre pullulent dans chaque entreprise française, archiver et numériser est devenu un enjeu capital. Si la pratique tend à se démocratiser dans tous les secteurs, il est toujours délicat de se lancer dans l'aventure sans une véritable aide et expertise. Dans cet optique, certaines sociétés ont vu le jour. Focus sur ces nouvelles méthodes qui ont la cote dans toutes les entreprise de France et d'Europe.
Des réflexes à modifier
Si cette tendance a vu le jour, la cause écologique n'y est forcément pas étrangère. Depuis plusieurs années, une prise de conscience a eu lieu contre l'impression quasi frénétique de tout un chacun. Se rendant à l'évidence qu'imprimer le moindre document avait un impact environnemental, les entreprises européennes ont été obligés de lever le pied. Fini donc les impressions de mail, de justificatifs etc…Afin de changer les pratiques et les réflexes, il a fallu trouver une alternative à l'impression. Logiquement, la numérisation et l'archivage ont fait leur apparition. Grace à une méthodologie bien définie et des processus simplifiés, tout le monde peut acquérir les bonnes pratiques facilement. Encore faut-il choisir la bonne société en archivage et numérisation…
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Archivage physique ou électronique ?
Selon le secteur d'activité, l'archivage peut avoir différentes formes. Si certaines entreprises vont avoir besoin d'archiver numériquement une importante quantité de documents, elle aura recours à l'archivage électronique. Réduisant considérablement l'espace alloué pour certaines piles de documents voire plusieurs dossiers, cette solution permet d'optimiser un maximum d'espace dans son entreprise. A l'inverse, si vous souhaitez conserver ces formats papier au sein même de votre espace de travail, l'archivage physique est envisageable. A première vue, la tache peu paraitre simple à effectuer en interne. Cependant, cette pratique demande un certain savoir-faire et une méthodologie particulière. Faites donc appel à un vrai expert en archivage et numérisationavant de débuter le moindre archivage professionnel.
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