La vie d’une entreprise passe aussi par la planification d’événements. Il est en effet bon de prendre le temps de remercier ses équipes pour le travail effectué. Ces attentions sont importantes, car elles renforcent le sentiment d’appartenance à la société et elles permettent d’augmenter la motivation générale des employés. En effet, un salarié qui se sent bien dans son travail aura tendance à être plus productif et à fournir un résultat de meilleure facture (source – etude warwick sur la productivité au travail). Comment planifier un événement d’entreprise réussi ? Un agenda solide et une méthode seront vos meilleurs atouts.
Planifier un événement demande toujours un peu d’organisation et de méthode pour éviter les mauvaises surprises le jour J. « Prévoir l’imprévisible » est une constante en matière d’événementiel d’entreprise.
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4 conseils à prendre en compte pour ne pas rater son événement
1. Choisissez votre public cible avant de commencer. La première étape – avant de faire quoi que ce soit d’autre – devrait être de définir clairement qui est votre public cible – les salariés, les clients, les investisseurs ?
À partir de là, toutes les autres décisions seront prises en termes de format, contenu, prix, emplacement, etc. Cette approche structurée vous aidera également à rester concentré sur la réalisation d’objectifs spécifiques et à ne pas laisser le champ d’application trop large ou dilué.
2. Faites une liste de détails – tout y compris l’éclairage et les transports en commun, au contenu et aux rafraîchissements. Lorsque vous décidez d’organiser un événement, tout est important. Du contenu du programme et de l’éclairage au transport et au stationnement – tout compte.
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3. Avoir un but commercial clair pour la tenue de l’événement. Avant de commencer à planifier un événement réussi, expliquez clairement pourquoi vous le faites en premier lieu, car chaque décision prise après cela devrait soutenir votre objectif principal.
Est-ce pour faire connaître votre entreprise ou d’un produit particulier auprès de différents prospects ? Est-ce que c’est de fidéliser la clientèle existante ?
4. Méfiez-vous des contres-événements lors de la planification. Vérifiez le calendrier avant de commencer. Assurez-vous de ne pas planifier votre événement ou trop près des vacances ou des périodes de vacances populaires. Il est tout aussi important de vérifier les autres événements auxquels les participants ciblés peuvent s’attendre. Voici un rétroplanning à prendre en compte pour que tout se déroule pour le mieux.
Rétroplanning pour créer un événement d’entreprise
J-120 : Écrire les grandes lignes du projet et le valider avec le pôle communication
Prévoir le projet 4 mois avant est un minimum. La plupart des entreprises prévoient encore plus large (environ 6 mois). C’est le temps nécessaire pour vous permettre de prévoir activités sans trop de pression et anticiper les imprévus, comme par exemple les retards sur commande, les annulations etc.. Cela dépend bien entendu de la taille de la réunion à prévoir, une entreprise comme orange n’aura pas les mêmes contraintes qu’une PME.
Cette étape permettre aussi de valider les premières lignes du budget de l’événement et d’effectuer la réservation de la salle ou se déroulera la soirée.
J-90 : Prévenir les prestataires – Il est bon de prévenir les prestataires 3 mois avant le début des festivités. Qu’il s’agisse d’un traiteur, d’un service de sécurité, d’une entreprise de logistique ou même d’un fabricant de trophée en verre pour entreprise. Inutile de leur imposez des délais trop courts, planifier les choses avec anticipation permet de réduire la pression sur vos partenaires et leur permettra d’effectuer un travail de meilleure qualité. 3 mois, est aussi un bon délai pour prévoir la liste des invités et la valider entre décisionnaires.
J-60 : Envoyer les invitations – La date d’envoi des invitations est un sujet délicat. Il convient de ne pas les envoyer trop tôt (les invités ne peuvent pas se projeter), ni trop tard (les choses sont déjà prévues). Un premier envoi à 60 jours convient donc pour prévenir les invités, recevoir les refus, prévoir les relances.
J-30 : Créer un e-mail de relance pour obtenir un bon taux de retour. Plus vous avez de réponses et moins vous aurez de mauvaises surprises.
Si c’est un salon ou un événement à vocation publique, il est largement temps de déployer des campagnes de publicités. Qu’elles soient sur Facebook ou sur d’autres systèmes, vous devez y penser.
J-15 : Contacter les prestataires pour savoir ou ils en sont dans le traitement des commandes. Si vous prévoyez d’écrire un discours, prenez le temps de l’écrire, le relire, et le faire relire.. Vous pouvez ainsi le laisser reposer jusqu’au jour J.
J-8 : Relancer les invités par téléphone et envoyer une petite carte sur leur boites mails. Les invités se sentiront chouchoutés et importants. Vous verrez qu’une petite confirmation téléphonique augmentera grandement vos chances de succès. C’est un moment décisif qui peut faire basculer votre soirée.
J : Amusez-vous !
