Pour surveiller puis administrer l’ensemble de ses services et informations, toute entreprise se doit de faire usage de certains outils. L’un de ceux qui se positionnent comme étant les meilleurs dans le domaine est le progiciel de gestion intégré. Il s’agit d’une solution ayant fait son apparition dans le milieu professionnel durant les années 1990. À ses débuts, le progiciel était uniquement utilisé dans le secteur industriel. Aujourd’hui, il est présent dans tous les corps de métiers. À quoi est due cette ascension du PGI et que se cache-t-il d’ailleurs derrière ce terme ? Voici la réponse.
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Progiciel de gestion intégré : Définition
L’expression progiciel de gestion intégré est généralement désignée par l’acronyme PGI. Parfois, il est aussi possible d’entendre parler d’Enterprise Ressource Planning (ERP : traduction en anglais de PGI). Il faut dire que tous ces termes désignent la même chose, c’est-à-dire un outil informatique qui sert à assurer la gestion de l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise.
Ainsi, à l’aide d’un progiciel de gestion intégré, il est possible de gérer la distribution, les ressources humaines, la comptabilité, les stocks et la paie d’une société. Toutes ces filières de l’entreprise qu’un ERP ou PGI est capable de gérer constituent des fonctionnalités ou applications qui lui sont intégrées. Celles-ci sont plus connues sous le vocable de modules.
Lors du choix de son système ERP, l’entreprise est libre de décider du nombre de modules incorporés. Ces derniers peuvent couvrir tous les domaines de la société ou uniquement quelques-uns. Quoi qu’il en soit, ces modules ne dépendent pas l’un de l’autre. Ils sont toutefois connectés à la même base de données.
Quel est l’utilité d’un progiciel ERP ?
En raison des divers modules qu’il peut posséder, un logiciel de gestion ERP est un outil capable d’effectuer de nombreuses tâches. À un PGI, vous pouvez par exemple confier la gestion de vos paies, fournisseurs, productions, commandes et stocks. Même la gestion de votre service après-vente peut faire partie de ses domaines de compétences si vous le souhaitez.
Ce qui fait la particularité de ce progiciel d’entreprise, c’est que toutes les données qu’il gère sont centralisées. Si vous souhaitez donc avoir toutes les composantes du système d’information de votre société réunies au même endroit, l’ERP reste l’outil à adopter. Il faut préciser qu’une plateforme ERP est capable d’aller bien plus loin.
Elle peut en effet traiter, analyser et effectuer le reporting des données mises à sa disposition. Grâce à de telles fonctionnalités, le logiciel PGI est d’une véritable aide pour prendre les meilleures décisions pour l’évolution de son entreprise.
Quels sont ses avantages d’un progiciel de gestion intégré ?
L’avantage premier d’un progiciel de gestion intégré est la centralisation qu’il effectue des données de votre système d’information. Avec ce mode de fonctionnement du PGI, il n’est plus question d’aller chercher de part et d’autre dans des fichiers numériques des informations. Tout ce que vous voulez est rassemblé en un seul lieu sur votre écran.
Pris dans ce sens, le travail évolue plus rapidement, car il y a moins de perte de temps. Cette rapidité est d’ailleurs renforcée par le fait que le progiciel de gestion intégré automatise les tâches grâce à ses fonctions BPM. Ainsi, il n’y a plus d’opérations que vous devriez effectuer manuellement ou même à plusieurs reprises.
En dehors de tous ces atouts, il faut ajouter que l’ERP permet en interne de travailler de manière collaborative. Des outils de communication sont en effet intégrés à la solution, offrant ainsi la possibilité au personnel d’accéder aux données. Ces éventuelles nombreuses interventions ne corrompent nullement la sécurité des données, car un PGI est un outil hautement protégé.
ERP ou PGI : Comment en dénicher un pour son entreprise ?
Pour trouver le meilleur PGI pour votre entreprise, vous devez vous décider sur le fait que vous vouliez que cet outil soit généraliste ou personnalisé. Dans le premier cas, le système ERP peut être utilisé par tout type de sociétés. Au niveau du second cas, l’utilisation de l’ERP ne peut être faite que par des entreprises opérant dans un domaine précis.
Celui-ci peut être l’industrie ou le transport. Suite au choix de la nature de votre ERP ou PGI, vous devez à présent penser à la typologie du système de stockage de la solution. Vous avez l’option entre un hébergement on promise, c’est-à-dire au sein de serveurs internes ou un hébergement on cloud.
À ce niveau, la plateforme ERP est hébergée à distance. Vous pouvez aussi vous tourner vers un mode de stockage qui mixe ces deux types d’hébergement. On parle alors de logiciel ERP hybride.
