Télétravail : comment faire pour les réunions ?

Le télétravail est la solution toute faite en cette période pandémique. Il y a moins de contact et, donc, moins de propagations de virus et ce n’est qu’une partie des avantages qu’offre le télétravail. Mais comment faire faire lorsqu’on a une réunion ? C’est le sujet que nous allons nous concentrer longuement dans cet article. Mais avant, commençons déjà par voir les avantages du télétravail !

Le télétravail : rien que des avantages

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Nombreuses sont les entreprises qui ont déjà eu recours au télétravail avant la pandémie mondiale du Covid-19. Pour d’autres, virus oblige, elles ont dû passer le cap en pleine épidémie pour rester productives. Mais quels sont les avantages du télétravail ? Il y en a énormément et nous allons voir les détails tout de suite :

• Moins de risques de propagation de virus : Le télétravail est le fait de travailler à distance. La plupart des télétravailleurs décident ainsi de travailler directement depuis chez eux. Et quand on ne sort pas de chez soi, il y a moins de contact. Et quand il y a moins de contact, il y a moins de risque d’attraper des virus. C’est dans ce contexte que le télétravail est devenu la norme en France depuis l’épidémie du Covid-19.
• Moins de déplacement : Quand on peut travailler depuis chez soi, on n’est plus obligé de se déplacer. Quand on ne prend pas la voiture ou le métro, on réduit forcément les dépenses. Mais en restant chez soi, on réduit aussi son empreinte carbone. Le télétravail a donc un effet économique et écologique positif.
• Moins de charges pour les employeurs : Pour l’employeur, en plus de rester productif pendant les confinements, le principal avantage est la réduction des frais. Si les employés devaient se rendre au bureau tous les jours, l’employeur devrait louer un bureau pour les accueillir et, éventuellement, les frais de déplacement. C’est donc aussi économique pour les employeurs.
• Élimination de la barrière géographique : Le télétravail élimine aussi la barrière géographique. En recrutant en télétravail, un employeur peut choisir de recruter un talon se trouvant à l’autre bout de la planète sans problème. Il a ainsi un plus large champ d’action face au recrutement. Un avantage qui plaît surtout aux Responsables Des Ressources Humaines.
• Choix du cadre et du lieu de travail : Enfin, le télétravail permet aussi à tous les travailleurs de choisir leur lieu et leur cadre de travail. S’ils le veulent, ils peuvent travailler depuis la maison pour rester en sécurité, mais ils peuvent également travailler sur la plage, les pieds dans l’eau. Après, c’est à chacun de voir s’il peut rester productif dans ces conditions-là.

Des réunions en vidéoconférence

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La liste des avantages que nous avons vu précédemment n’est qu’une partie. Il y en a sans doute d’autres, mais nous n’avons pas le temps de tous les détailler. Côté inconvénient par contre, il n’y en a qu’un : comment faire pour les réunions ?

En effet, quand on découvre les avantages du télétravail, on n’a pas forcément la tête à louer un bureau ou un local. Après tout, ce sera une dépense inutile puisque ce n’est pas tous les jours que les télétravailleurs se réunissent. Ainsi, quand il faut faire une réunion, on ne sait pas trop comment s’y prendre. Mais ce problème n’est pas sans solution.

Grâce à internet et les outils qui fleurissent de partout sur la toile, il est désormais possible de faire une réunion tout en restant chacun chez soi. Pour cela, il suffit d’utiliser un outil de vidéoconférence. Vous en trouverez de nombreux sur internet.

Si l’on prend l’exemple de Zoom Cloud Meetings (Zoom), la version gratuite permet de faire des vidéoconférences de 40 minutes maximums pour un nombre n’excédant pas les 100 participants. Le logiciel propose également une version payante proposant jusqu’à 30 heures de vidéoconférence et un nombre maximum de 1000 participants.

À noter d’ailleurs que Zoom a vu son succès grandir très rapidement avec la démocratisation du télétravail pendant les confinements successifs qu’ont connus pratiquement tous les pays du monde entier.

Louer des salles de réunion

La solution de la vidéoconférence est très intéressante. Malheureusement, pour des raisons stratégiques en raison des secrets industriels, toutes les réunions ne peuvent pas se faire en ligne. Si tel est votre cas, il ne vous reste qu’une seule solution : la location salle de réunion.

La location de salle de réunion est très intéressante puisque vous n’allez la louer que pour une journée. En tout cas, c’est bien plus intéressant que si vous deviez réserver un local pour vos réunions, ce qui revirait à beaucoup plus de frais de location et de frais d’entretien.

En plus, en louant une salle de réunion, vous pouvez choisir le lieu où vous souhaitez réunir les participants. Il vous suffit d’indiquer la ville qui vous convient, le nombre de participants, la date et tout sera prêt à votre arrivée.